Campos dos Goytacazes, quarta-feira, 30 de janeiro de 2013
Informe da Auditoria da UENF
A Auditoria Interna da UENF reitera instruções sobre Pronto Pagamento, em consonância com o Manual de Adiantamento em anexo, tendo em vista a grande quantidade de dificuldades encontradas na execução e comprovação de despesas.
1. Não são permitidas contratações de serviços que já estejam contratados/licitados pela UENF. Em casos de dúvida, contatar os setores responsáveis para conferir se há ou não contrato em vigor dos serviços a serem pagos. Sugerimos a inclusão de documentos comprobatórios nos processos de prestação de contas.
2. Tão logo sejam recebidas, as cópias das notas fiscais de contratação de serviços deverão ser entregues na Assessoria de Contabilidade (ASCONT) – 2º andar do prédio da Reitoria, para fins de registro no sistema GISS On Line da Prefeitura Municipal de Campos dos Goytacazes (PMCG), onde a UENF está inscrita na qualidade de “tomador de serviços”.
3. Conforme legislação vigente, alguns serviços contratados estão sujeitos à retenção de impostos na fonte, devendo ser recolhido o imposto e pago o valor líquido ao prestador de serviços. O não cumprimento desses procedimentos (Itens 2 e 3) deixa a UENF em débito junto a PMCG, ficando sujeita a perda de Certidão Negativa de Débito (que é necessária para formalizações/renovações de convênios) além de outras sanções.
4. Não são permitidos fracionamentos de despesas, nem mesmo em processos distintos da mesma Unidade Administrativa (Centro, Diretoria, Pró-Reitoria), ou seja, despesas contratadas superiores ao valor do adiantamento.
5. Em relação à atestação das notas fiscais, não são permitidas as assinaturas do requisitante nem do responsável pelo adiantamento.
6. Não são permitidos adiantamentos em nome de ordenadores de despesas devidamente designados.
7. O requisitante (quem assina a CI solicitando o recurso) deve assinar e carimbar todas as notas fiscais apresentadas na prestação de contas.
8. Em casos excepcionais de aquisição de bens permanentes, providenciar imediata comunicação à Gerência de Patrimônio para incorporação dos mesmos ao patrimônio da Universidade.
9. Nas contratações de reparos e manutenção de bens patrimoniais deve constar na nota fiscal o número do patrimônio que está sendo objeto do serviço prestado.
10. A Declaração de “Nada Consta” do Almoxarifado deve ser datada de período próximo e anterior a aquisição do material.
11. As devoluções de saldo residual deverão ser feitas por meio de depósito identificado por CPF na conta corrente nº 300-0 Agência 6.898-5 – BRADESCO.
12. Dos prazos e multas:
O prazo para a aplicação do Adiantamento não pode ser superior a 60 (sessenta) dias contados da data da autorização da despesa, considerada na Instituição como a data da emissão da nota de empenho (sempre informada pela GPAF por e-mail à Unidade Administrativa). Serão considerados em alcance os responsáveis por adiantamentos que não apresentarem a comprovação dentro de 30 (trinta) dias contados do último dia do prazo indicado para a sua aplicação, caso em que estarão sujeitos à multa e à competente tomada de contas.
De acordo com o art. 282 da Lei 287/79, estarão sujeitos à multa de 0,5 a 30 UFERJs os responsáveis por adiantamento que deixarem de observar o prazo fixado para comprovação, ou cuja comprovação for impugnada pelo respectivo ordenador, bem como o requisitante do adiantamento.
Há de se considerar ainda os artigos da Lei Estadual nº 287/79, dentre os quais destacam-se:
– “São competentes para aplicar multas, sem prejuízo da ação do Tribunal de Contas, e determinar as formas do seu recolhimento, as autoridades enumeradas no art. 82 do presente Código”, no caso o Reitor desta Instituição;
– “São co-responsáveis e sujeitos às mesmas penas, os servidores que, de qualquer forma, se omitirem no processo ou concorrerem para delito, se, por dever de ofício devessem evitá-lo; – “Incorrem nas penalidades os responsáveis pelos órgãos de controle interno que não representarem contra aqueles que, por qualquer forma, se opuserem, embaraçarem ou negligenciarem a observância das normas prescritas neste Código e nas instruções complementares”;
Os itens supracitados referem-se às questões que mais geraram questionamentos e retificações, não isentando a necessidade de leitura atenta do Manual de Adiantamento.
O pagamento do adiantamento à conta do servidor e os respectivos prazos são comunicados pela GPAF/DGA por e-mail às respectivas Diretorias/Pró-Reitorias. O responsável deve sempre procurar tais informações junto a sua respectiva Unidade Administrativa.
Veja aqui o Manual do Gestor Público.
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