Procedimentos – PROEX

Para solicitar declaração de participação em Projeto ou Programa cadastrado na PROEX como coordenador ou bolsista, encaminhe solicitação para o e-mail:  declaracaoproex@uenf.br

As solicitações de certificados devem ser feitas através de formulário específico (clique aqui)

Normativa da PROEX sobre solicitação de certificados (clique aqui)

Qualquer informação referente aos certificados deve ser enviada para o e-mail:  certificadoproex@uenf.br

Informações para a publicação de projetos de extensão na página da PROEX.

Acesse o link aqui e preencha a planilha.

1. O coordenador que está deixando a coordenação do programa ou projeto deverá abrir um processo SEI e inserir uma circular interna relatando o motivo que o obriga a deixar a coordenação do programa ou projeto, apontando novo coordenador após entendimento prévio;
2. O novo coordenador deverá preencher uma CI nesse mesmo processo aceitando a coordenação do programa ou projeto;
3. O chefe do laboratório do novo coordenador deve proferir ciência por intermédio de outra circular interna no mesmo processo.
4. Finalmente o processo é despachado para a Coordenação de Extensão do Centro para análise e ciência, e posteriormente ser encaminhado à PROEX para atualização do nome do novo coordenador em seus arquivos.  Tudo em um único processo no SEI.

Observações:

Lembrando que a substituição de coordenador de programa ou projeto não precisa ser definitiva, pode ser temporária, por motivo de licença maternidade, licença devido a uma cirurgia, por exemplo.

Edital PBEX 2024 e 2026. Coordenadores que necessitem se afastar da universidade por um período maior ou igual a 30 dias, deverão indicar oficialmente um coordenador substituto com antecedência, sob pena de cancelamento do projeto e devolução dos recursos utilizados.

Resolução COLAC 47/2025. Art. 4º – Os projetos e programas de extensão deverão, sem prejuízo de outras exigências constantes no edital: I – ser coordenados por docente ativo da UENF.

Voluntários sem vínculo com a UENF

O voluntário deverá preencher o termo de adesão ao serviço voluntário (clique aqui).
O Coordenador do Projeto deverá inserir o termo em processo SEI e encaminhar para a COOEX do seu centro.

Voluntários discentes da UENF

O Coordenador do projeto deve abrir um processo SEI e inserir o registro de início da participação voluntária do aluno no projeto. Em seguida deve enviar (despacho) para a COOEX do seu centro.

Sugestão de redação:
Comunico que o(a) aluno(a) (nome do(a) aluno(a)) está iniciando sua participação como voluntário(a) no projeto intitulado (título do projeto). O(A) voluntário(a) realizará as seguintes atividades: (enumerar as atividades).

Os termos de adesão (UA) e o comunicado de início de participação (IE) de todos os voluntários de um projeto devem ser inseridos em um só processo.

Este mesmo processo será utilizado para emissão da declaração final aos voluntário, sendo citado na mesma o número do documento inicial (termo de adesão – UA, ou declaração de início – IE).

O coordenador do projeto emite declaração em processo SEI (usar documento próprio de DECLARAÇÃO no SEI, onde devem constar as atividades realizadas, o período do trabalho voluntário e a carga horária).

O processo deve ser enviado para a COOEX do Centro em que o projeto está cadastrado. Lá o documento será conferido e, no dia 28 de cada mês, todas as demandas serão enviadas em bloco de assinatura para a Pró-Reitoria de Extensão.

Sugestão de texto para a declaração:
Declaro que (NOME DO VOLUNTÁRIO), matrícula (CASO SEJA DISCENTE DA UENF), atuou como voluntário no projeto intitulado (TÍTULO DO PROJETO), cadastrado na PROEX, na data/período compreendida(o) entre (DATA/PERÍODO). Foram realizadas as seguintes atividades: (ENUMERAR AS ATIVIDADES), resultando em (NÚMERO TOTAL DE HORAS) horas de participação.