A Proforma Invoice (orçamento)

Em se tratando de importação existem duas diferentes formas de classificação quando nos referimos a uma INVOICE:

1 – PROFORMA INVOICE (Orçamento) – é um orçamento oficial emitido pelo exportador, ou por seu representante no Brasil, e que registra a intenção de compra e venda. Na Proforma Invoice devem constar todas as informações técnicas relacionadas à operação comercial internacional a ser efetivada entre vendedor (exportador) e comprador (importador). É um documento de registro de uma potencial compra ou venda. Também é uma maneira de formalizar a intenção de negociação, em caráter meramente informativo, assim como um orçamento ou proposta de negócio. A Proforma Invoice não tem caráter fiscal e oficial. Isso significa que pode ser aprovada ou reprovada pelo importador, já que não há compromisso formal de ambas as partes. Uma vez aprovada a Proforma Invoice pelo importador, todas as informações contidas na mesma podem ser utilizadas para o início dos procedimentos de importação (Licenciamento de Importação e anuências e Declaração de importação). Uma vez fechada a transação, a remessa do item importado deverá vir acompanhada da Commercial Invoice nos mesmos termos acordados na Proforma Invoice.

2 – COMMERCIAL INVOICE (Fatura Comercial) – é um documento aduaneiro semelhante a uma nota fiscal. A diferença é que ele contém informações mais detalhadas da operação comercial com dados do exportador e importador. Deve ser emitida pela empresa ou profissional que está exportando para o Brasil. Normalmente mantemos as mesmas informações que constam na Proforma Invoice mas a Commercial Invoice é o documento de comparação da compra e no qual será baseado o processo de liberação alfandegária (por isso é importante que o preenchimento das informações preliminares baseados na Proforma Invoice estejam de acordo com as informações da remessa constantes na Commercial Invoice.

Enquanto a Fatura Proforma é o documento inicial da negociação, a Fatura Comercial (Commercial Invoice ou simplesmente e mais comumente, Invoice) é um dos documentos finais da operação, juntamente com o Conhecimento de Embarque e o Packing List. REVISAR

ATENÇÃO: Como a Commercial Invoice é utilizada para registrar de maneira legal a operação comercial entre o exportador e importador, a falta desse documento ou o seu preenchimento incorreto pode impedir o transporte e liberação de remessas. Assim como o embarque de mercadorias. O ideal é que na Proforma Invoice já constem todos os dados que irão constar na Commercial Invoice. Veremos a seguir como deve ser preenchida uma Invoice.

QUANTO MAIS COMPLETA UMA INVOICE MENOS PROBLEMAS PODEM SURGIR NO PROCESSO DE IMPORTAÇÃO!

Para exportadores que possuem representação no Brasil o processo de obtenção da Invoice é mais simples tendo em vista que os representantes conhecem o sistema de importação brasileiro e podem auxiliar o pesquisador no processo.

1. Nome e endereço do Exportador

Nome e endereço completos do exportador , assim como a razão social, número de telefone, contato e exportador

2. Nome e endereço de entrega (shipping address) do Importador

Nome e endereço completos do importador , assim como a razão social, número de telefone, contato e exportador e CPF ou CNPJ do Importador. Caso opte por importar em seu nome e entregar na UENF utilize seus dados como importador e o endereço da UENF. Caso a Importação seja em nome da UENF com entrega no Campus Principal em Campos dos Goytacazes informe os dados abaixo ao exportador. Caso o endereço de entrega seja em outro informe ao fornecedor.

UENF – Universidade Estadual do Norte Fluminense Darcy Ribeiro
Av. Alberto Lamego, 2000 – Reitoria – Horto – Campos dos Goytacazes – RJ – Brasil
SETIMP – Setor de Importação para a pesquisa
CEP: 28013-602
CNPJ: 04.809.688/0001-06

3. Endereço de cobrança (billing address) do importador

Em caso específicos o endereço de cobrança pode ser diferente do endereço de entrega. Isto pode ocorrer quando a compra for paga por cartão de crédito por exemplo quando existe a necessidade de vincular o endereço de cobrança ao endereço do titular do cartão. Normalmente o endereço de cobrança coincide com o de entrega. Para importações em nome da UENF independentemente do local de entrega utilize o endereço de cobrança:

4. Nome e endereço do representante no Brasil (se houver)

Nome, endereço, telefone e declaração na Proforma Invoice de sua inexistência.

5. Descrição completa de cada item a ser importado

Descrição mais completa possível do equipamento, acessório ou itens que serão incluídos na remessa. O fornecedor pode incluir o código NCM para cada item como sugestão (caso não seja incluído, o importador deverá identificar os códigos para cada item de forma a informar no preenchimento do LPCO e DUIMP).

Acompanhado da descrição de cada item devem constar na Invoice:

UNIDADES MEDIDA, QUANTIDADES DE MEDIDA, PESO LÍQUIDO, PESO LÍQUIDO TOTAL, VALORES UNITÁRIOS NO LOCAL EMBARQUE, VALORES TOTAIS DE NO LOCAL DE EMBARQUE E VALOR UNITÁRIO NA CONDIÇÃO DE VENDA – em termos comerciais e em termos estatísticos/tributáveis

CARACTERÍSTICAS COMERCIAS: – unidade da mercadoria utilizada pelo fabricante para a comercialização da mercadoria. Ele depende do fornecedor. Por exemplo: Unidade, Te Kgs, Peças, Litros, Pares, etc.

CARACTERÍSTICAS ESTATÍSTICAS/TRIBUTÁVEIS: l – é a unidade de medida padrão para cada NCM, a qual deve ser consultada nas tabelas oficiais do governo. As siglas também devem estar de acordo com o que consta na tabela NCM. Os preços no local de embarque são os preços totais de fabrica e os preços nas condições de venda incluem os custos de venda internacional(transporte, seguro, etc)

Veja estes exemplos para entender melhor a diferença:

Exemplo 1: Aquisição de Sílica Gel – consulta NCM 28.11.22.30 – Unidade de medida estatística = quilograma líquido (KGL). Compra de 100,00 Kg de Silica vendidos como Frascos (unidades) de 10,00 Kg. Preço unitário no local de embarque = US$ 50,00 cada frasco. Preço total local de embarque = US$ 500,00 e Preço Unitário na condição de venda) US$ 55,00.

TIPO	Unidade	Peso Unitário Líquido (Kg)	Quantidade	Peso Total Líquido (Kg)	Valor Unitário no Local de embarque (US$)	Valor Total no Local de embarque (US$)	Valor Unitário Condição de Venda (US$)	Valor Total Condição de Venda (US$)
Comercial	UN	10,00	10	100,00	50,00	500,00	55,00	550,00
Estatística	KGL	1,00	100	100,00	5,00	500,00	5,50	550,00

Observe que o custo total na condição de venda ficou US$ 50,00 e isto significa que este valor é referente aos gastos oriundos dos custos de exportação, da forma de transporte e seguro escolhida (veja Incoterms). Desde 2016 não é mais necessária a inserção de informações unitárias para peso e valor no local de embarque para preenchimento da LI mas é interessante que estes informações estejam na Invoice

Exemplo 2: Compra de 100,0 litros de álcool isopropílico (densidade 0,786 Kg/L) – Consulta NMC – Unidade de medida estatística quilograma líquido (KGL). O produto é vendido pelo fornecedor em toneis de 100 L. Preço de cada tonel = US$ 250,00. Preço unitário local embarque = US$ 25,00. Preço total local de embarque US$ 500,00 e Preço Unitário na condição de venda = US$ 350,00

TIPO	Unidade	Peso Unitário Líquido (Kg)	Quantidade	Peso Total Líquido (Kg)	Valor Unitário no Local de embarque (US$)	Valor Total no Local de embarque (US$)	Valor Unitário Condição de Venda (US$)	Valor Total Condição de Venda (US$)
Comercial	TONEL	78,6 Kg	10	786 Kg	250,00	2.500,00	350,00	3.500,00
Estatística	KGL	0,786 KGL	1000	786 KGL	25,00	2.500,00	35,00	3.500,00

Cálculos; 1 tonel = 100 L = (100 x 0,786) KGL = 78,6 KGL – como adquirimos 10 toneis = 786,00 KGL

Exemplo 3: Importação de 500 jalecos de algodão – NCM = 6114.20.00 – Unidade de medida estatística = UNIDADE. Cada unidade custa US$ 10,00 FOB e US$ 11,00 CFR e pesa 0,300 Kg

TIPO	Unidade	Peso Unitário Líquido (Kg)	Quantidade	Peso Total Líquido (Kg)	Valor Unitário no Local de embarque (US$)	Valor Total no Local de embarque (US$)	Valor Unitário Condição de Venda (US$)	Valor Total Condição de Venda (US$)
Comercial	UNID	0,300	500	150	10,00	5000	11,00	5.500,00
Estatística	UNID	0,300	500	150	10,00	5000	11,00	5.500,00

Desde 2016 não é mais necessária a inserção de informações unitárias para peso e valor no local de embarque

NOME E ENDEREÇO COMPLETO DO FABRICANTE DE CADA ITEM

PAÍS AQUISIÇÃO/ORIGEM DE CADA ITEM

O país de origem é o qual mercadoria foi produzida. O país de aquisição é considerado aquele do qual os produtos foram adquiridos para serem exportados, independente do país de origem da mercadoria ou insumos

6. Despesas diversas, como a discriminação separada dos preços da embalagem, manuseio, documentação e frete interno

7. Peso líquido total e peso bruto estimado

A importante a estimativa do peso bruto para podermos proceder as cotações de frete. Na commercial invoice de remessa este valor deverá ser o mais exato possível.

8. Modal de transporte

Na Invoice deve ser informado qual foi o tipo de transporte escolhido para a entrega da mercadoria. Pode ser marítimo, rodoviário, aéreo, ferroviário ou aquaviário. Dependendo da importação pode-se optar por envio postal (veremos mais sobre isto em breve).

9. Condição de venda (INCOTERM), valor no local de embarque e valor na condição de venda de cada item

CONDIÇÃO DE VENDA (INCOTERM) – Deve ser informada a condição de venda acertada com o exportador.

INCOTERMS (International Commercial Terms): São um sistema de regras que regulam as transações comerciais internacionais. Estas regras definem a distribuição de custos, riscos e formalidades de importação e exportação entre o vendedor e o comprador no processo de entrega e transporte da mercadoria. Ou seja, em que momento ocorre a transferência de riscos e custos.

A escolha do meio de transporte, do transportador e do seguro poderá impactar no valor final da sua importação. Por outro lado, a economia em excesso pode levar a surpresas desagradáveis no processo de importação. A escolha do meio de transporte esta relacionada com a relação entre o tempo de entrega aceito pelo importador e a economia gerada (exemplo: Transporte Marítimo x Transporte Aéreo). Por outro lado, uma vez definido o meio de transporte, a escolha do Incoterm está relacionado ao custo do transporte e seguro da origem até um determinado ponto de destino.

A recomendação aqui é: Escolha sempre que possível um Incoterm de chegada. Faça uma cotação com o fornecedor incluindo uma ou todas as opção abaixo. Na Invoice estarão discriminados os custos e você poderá comparar com outras opções e decidir por outro Incoterm (neste caso deverá solicitar alteração da Proforma Invoice inicial inserindo o novo Incoterm – PARA SABER MAIS ACESSE: INCOTERMS

INCOTERM = DPU – (AEROPORTO DO GALEÃO-RJ) – DPU (Delivered At Place Unloaded), ou “Entregue no Local Descarregado”, é uma regra da ICC 2020 que substitui o antigo DAT, onde o vendedor entrega a mercadoria descarregada no local de destino nomeado pelo comprador, assumindo todos os custos e riscos até esse ponto (incluindo transporte e descarga), mas não o desembaraço aduaneiro de importação ou impostos, que são responsabilidade do comprador. É um termo para qualquer modal de transporte e exige que o vendedor tenha controle sobre a logística até a descarga. Neste caso o comprador deve providenciar transporte de carga e seguro nacional do Galkeão-RJ até Campo

INCOTERM = FCA – INCOTERM = CIP – AEROPORTO DO GALEÃO-RJ) – FCA (Free Carrier/Franco Transportador) estabelece que o vendedor entrega a mercadoria (já desembaraçada para exportação) a uma transportadora escolhida pelo comprador em um local combinado (que pode ser a fábrica do vendedor ou outro ponto), transferindo riscos e custos ao comprador nesse momento, sendo aplicável a qualquer modal de transporte (multimodal) e sendo um termo comum no comércio exterior. Neste caso o comprador deve providenciar agente de transporte de carga e seguro internacional e transporte e seguro nacional do Galeão-RJ até Campos

INCOTERM = CIP – AEROPORTO DO GALEÃO-RJ) – CIP (Carriage and Insurance Paid To), ou Transporte e Seguro Pagos até, define que o vendedor paga o frete e o seguro para levar a mercadoria até um local de destino acordado no país do comprador, mas o risco de perda ou dano da mercadoria transfere-se ao comprador quando ela é entregue à primeira transportadora (mesmo que o vendedor pague o seguro e frete até o destino final). É ideal para qualquer tipo de transporte (multimodal), e o vendedor contrata o seguro (cobertura máxima) em nome do comprador, cobrindo o trajeto até o destino final, mas o comprador assume o risco a partir da entrega à primeira transportadora. Neste caso o comprador deve providenciar agente de transporte de carga e seguro nacional do Galeão-RJ até Campos

INCOTERM = EX WORKS – Works (EXW) é um Incoterm que minimiza a responsabilidade do vendedor, significando que ele cumpre sua obrigação ao disponibilizar a mercadoria pronta para coleta nas suas próprias instalações (fábrica, armazém), transferindo todos os riscos e custos (transporte, seguro, desembaraço de exportação/importação) para o comprador a partir desse ponto. É um termo favorável ao vendedor, onde o comprador assume a logística internacional completa, desde o carregamento no veículo de coleta até o destino.

Dicas importantes:

Estipule bem o ponto de entrega do produto no local de entrega (se a entrega estipulada para ser dentro de um laboratório então o transportador deve descarregar neste local)
Acorde sempre por escrito, de preferência, as questões mais específicas, como o local de entrega

Em breve iremos indicar Empresas de Transporte e Seguro para os casos onde o local de entrega definido sejam os terminais de desembaraço alfandegário – nestes casos o Incoterm escolhido deve descarregar nestes local o transporte e seguro até o destino final seriam contratados pelo importador.

Para outras modalidades consulte o SETIMP

10. Aeroporto ou Porto de Embarque e aeroporto ou Porto de Destino

Preencha a Invoice com o local exato em que deve ocorrer o embarque e desembarque da mercadoria, seja ele um aeroporto, ferrovia, porto ou ponto de fronteira. Também deve informar o endereço de entrega da carga, que pode ser o da empresa compradora ou outro local previamente acordado.

No caso de importações feitas pela UENF optaremos a principio como destinos:

Aeroporto do Galeão/RJ – no caso de transporte aéreo

Para outros tipos de transporte também estamos estudando qual será a melhor opção.

CUIDADO: O local do destino final não é a mesma coisa que aeroporto de destino! Isto deve ser negociado com exportador e explicitado no Incoterm adequadamente.

11 Os. Modalidade de pagamento –

A UENF está trabalha comn as seguintes modalidades: CAD (Cash Se against documents), NET15 (pagamento até 15 dias após a remessa), NET30 (pagamento até 30 dias após a remessa) – Para outras formas de pagamento consulte o SETIMP

12. Prazo de previsão de embarque do material

13. Prazo de validade da Proforma Invoice

14. Garantias da mercadoria

15. Assinatura do exportador

PRONTO PARA O PRÓXIMO PASSO?

Acesse o fluxograma “Check list para iniciar um processo de importação” e siga adiante