A Proforma Invoice (orçamento)
Em se tratando de importação existem duas diferentes formas de classificação quando nos referimos a uma INVOICE:
1 – PROFORMA INVOICE (Orçamento) – é um orçamento oficial emitido pelo exportador, ou por seu representante no Brasil, e que registra a intenção de compra e venda. Na Proforma Invoice devem constar todas as informações técnicas relacionadas à operação comercial internacional a ser efetivada entre vendedor (exportador) e comprador (importador). É um documento de registro de uma potencial compra ou venda. Também é uma maneira de formalizar a intenção de negociação, em caráter meramente informativo, assim como um orçamento ou proposta de negócio. A Proforma Invoice não tem caráter fiscal e oficial. Isso significa que pode ser aprovada ou reprovada pelo importador, já que não há compromisso formal de ambas as partes. Uma vez aprovada a Proforma Invoice pelo importador, todas as informações contidas na mesma podem ser utilizadas para o início dos procedimentos de importação (Licenciamento de Importação e anuências e Declaração de importação). Uma vez fechada a transação, a remessa do item importado deverá vir acompanhada da Commercial Invoice nos mesmos termos acordados na Proforma Invoice.
2 – COMMERCIAL INVOICE (Fatura Comercial) – é um documento aduaneiro semelhante a uma nota fiscal. A diferença é que ele contém informações mais detalhadas da operação comercial com dados do exportador e importador. Deve ser emitida pela empresa ou profissional que está exportando para o Brasil. Normalmente mantemos as mesmas informações que constam na Proforma Invoice mas a Commercial Invoice é o documento de comparação da compra e no qual será baseado o processo de liberação alfandegária (por isso é importante que o preenchimento das informações preliminares baseados na Proforma Invoice estejam de acordo com as informações da remessa constantes na Commercial Invoice.
Enquanto a Fatura Proforma é o documento inicial da negociação, a Fatura Comercial (Commercial Invoice ou simplesmente e mais comumente, Invoice) é um dos documentos finais da operação, juntamente com o Conhecimento de Embarque e o Packing List. REVISAR
ATENÇÃO: Como a Commercial Invoice é utilizada para registrar de maneira legal a operação comercial entre o exportador e importador, a falta desse documento ou o seu preenchimento incorreto pode impedir o transporte e liberação de remessas. Assim como o embarque de mercadorias. O ideal é que na Proforma Invoice já constem todos os dados que irão constar na Commercial Invoice. Veremos a seguir como deve ser preenchida uma Invoice.
QUANTO MAIS COMPLETA UMA INVOICE MENOS PROBLEMAS PODEM SURGIR NO PROCESSO DE IMPORTAÇÃO!
Para exportadores que possuem representação no Brasil o processo de obtenção da Invoice é mais simples tendo em vista que os representantes conhecem o sistema de importação brasileiro e podem auxiliar o pesquisador no processo.
1. Nome e endereço do Exportador
Nome e endereço completos do exportador , assim como a razão social, número de telefone, contato e exportador
2. Nome e endereço de entrega (shipping address) do Importador
Nome e endereço completos importador , assim como a razão social, número de telefone, contato e exportador e CPF ou CNPJ do Importador. Caso opte por importar em seu nome e entregar na UENF utilize seus dados como importador e o endereço da UENF. Caso a Importação seja em nome da UENF com entrega no Campus Principal em Campos dos Goytacazes informe os dados abaixo ao exportador. Caso o endereço de entrega seja em outro informe ao fornecedor.
UENF – Universidade Estadual do Norte Fluminense Darcy Ribeiro
Av. Alberto Lamego, 2000 – Reitoria – Horto – Campos dos Goytacazes – RJ – Brasil
CEP: 28013-602
CNPJ: 04.809.688/0001-06
3. Endereço de cobrança (billing address) do importador
Em caso específicos o endereço de cobrança pode ser diferente do endereço de entrega. Isto pode ocorrer quando a compra for paga por cartão de crédito por exemplo quando existe a necessidade de vincular o endereço de cobrança ao endereço do titular do cartão.Normalmente o endereço de cobrança coincide com o de entrega. Para importações em nome da UENF independentemente do local de entrega utilize o endereço de cobrança:
Av. Alberto Lamego, 2000 – Reitoria – Horto – Campos dos Goytacazes – RJ – Brasil
CEP: 28013-602
CNPJ: 04.809.688/0001-06
4. Nome e endereço do representante no Brasil (se houver)
Nome, endereço, telefone, valor da comissão a que faz jus ou declaração na Proforma Invoice de sua inexistência
5. Descrição completa de cada item a ser importado
Descrição mais completa possível e se o fornecedor concordar incluir o código NCM para cada item (o importador deve conferir e caso não seja incluído o importador deverá identificar os códigos para cada item de forma a informar no preenchimento do Licenciamento e na Declaração de Importação).
Acompanhado da descrição de cada item devem constar na Invoice:
UNIDADES MEDIDA, QUANTIDADES DE MEDIDA, PESO LÍQUIDO, PESO LÍQUIDO TOTAL, VALORES UNITÁRIOS NO LOCAL EMBARQUE, VALORES TOTAIS DE NO LOCAL DE EMBARQUE E VALOR UNITÁRIO NA CONDIÇÃO DE VENDA – em termos comerciais e em termos estatísticos/tributáveis
CARACTERÍSTICAS COMERCIAS: – unidade da mercadoria utilizada pelo fabricante para a comercialização da mercadoria. Ele depende do fornecedor. Por exemplo: Kgs, Peças, Litros, Pares, etc.
CARACTERÍSTICAS ESTATÍSTICAS/TRIBUTÁVEIS: l – é a unidade de medida padrão para cada NCM, a qual deve ser consultada nas tabelas oficiais do governo. As siglas também devem estar de acordo com o que consta na tabela NCM. Os preços no local de embarque são os preços totais de fabrica e os preços nas condições de venda incluem os custos de venda internacional(transporte, seguro, etc)
Veja estes exemplos para entender melhor a diferença:
Exemplo 1: Aquisição de Sílica Gel – consulta NCM 28.11.22.30 – Unidade de medida estatística = quilograma líquido (KGL). Compra de 100,00 Kg de Silica vendidos como Frascos (unidades) de 10,00 Kg. Preço unitário no local de embarque = US$ 50,00 cada frasco. Preço total local de embarque = US$ 500,00 e Preço Unitário na condição de venda) US$ 55,00.
| TIPO |
Unidade |
Peso Unitário Líquido (Kg) |
Quantidade | Peso Total Líquido (Kg) |
Valor Unitário no Local de embarque (US$) |
Valor Total no Local de embarque (US$) |
Valor Unitário Condição de Venda (US$) |
Valor Total Condição de Venda (US$) |
| Comercial | UN | 10,00 | 10 | 100,00 | 50,00 | 500,00 | 55,00 | 550,00 |
| Estatística | KGL | 1,00 | 100 | 100,00 | 5,00 | 500,00 | 5,50 | 550,00 |
Observe que o custo total na condição de venda ficou US$ 50,00 e isto significa que este valor é referente aos gastos oriundos dos custos de exportação, da forma de transporte e seguro escolhida (veja Incoterms). Desde 2016 não é mais necessária a inserção de informações unitárias para peso e valor no local de embarque para preenchimento da LI mas é interessante que estes informações estejam na Invoice
Exemplo 2: Compra de 100,0 litros de álcool isopropílico (densidade 0,786 Kg/L) – Consulta NMC – Unidade de medida estatística quilograma líquido (KGL). O produto é vendido pelo fornecedor em toneis de 100 L. Preço de cada tonel = US$ 250,00. Preço unitário local embarque = US$ 25,00. Preço total local de embarque US$ 500,00 e Preço Unitário na condição de venda = US$ 350,00
| TIPO |
Unidade |
Peso Unitário Líquido (Kg) |
Quantidade | Peso Total Líquido (Kg) |
Valor Unitário no Local de embarque (US$) |
Valor Total no Local de embarque (US$) |
Valor Unitário Condição de Venda (US$) |
Valor Total Condição de Venda (US$) |
| Comercial | TONEL | 78,6 Kg | 10 | 786 Kg | 250,00 | 2.500,00 | 350,00 | 3.500,00 |
| Estatística | KGL | 0,786 KGL | 1000 | 786 KGL | 25,00 | 2.500,00 | 35,00 | 3.500,00 |
Cálculos; 1 tonel = 100 L = (100 x 0,786) KGL = 78,6 KGL – como adquirimos 10 toneis = 786,00 KGL
Exemplo 3: Importação de 500 jalecos de algodão – NCM = 6114.20.00 – Unidade de medida estatística = UNIDADE. Cada unidade custa US$ 10,00 FOB e US$ 11,00 CFR e pesa 0,300 Kg
| TIPO |
Unidade |
Peso Unitário Líquido (Kg) |
Quantidade | Peso Total Líquido (Kg) |
Valor Unitário no Local de embarque (US$) |
Valor Total no Local de embarque (US$) |
Valor Unitário Condição de Venda (US$) |
Valor Total Condição de Venda (US$) |
| Comercial | UNID | 0,300 | 500 | 150 | 10,00 | 5000 | 11,00 | 5.500,00 |
| Estatística | UNID | 0,300 | 500 | 150 | 10,00 | 5000 | 11,00 | 5.500,00 |
Desde 2016 não é mais necessária a inserção de informações unitárias para peso e valor no local de embarque
NOME E ENDEREÇO COMPLETO DO FABRICANTE DE CADA ITEM
PAÍS AQUISIÇÃO/ORIGEM DE CADA ITEM
O país de origem é o qual mercadoria foi produzida. O país de aquisição é considerado aquele do qual os produtos foram adquiridos para serem exportados, independente do país de origem da mercadoria ou insumos
6. Despesas diversas, como a discriminação separada dos preços da embalagem, manuseio, documentação e frete interno
7. Modal de transporte
Na Invoice deve ser informado qual foi o tipo de transporte escolhido para a entrega da mercadoria. Pode ser marítimo, rodoviário, aéreo, ferroviário ou aquaviário. Dependendo da importação pode-se optar por envio postal (veremos mais sobre isto em breve).
8. Condição de venda (INCOTERM), valor no local de embarque e valor na condição de venda de cada item
CONDIÇÃO DE VENDA (INCOTERM) – Deve ser informada a condição de venda acertada com o exportador.
INCOTERMS (International Commercial Terms): São um sistema de regras que regulam as transações comerciais internacionais. Estas regras definem a distribuição de custos, riscos e formalidades de importação e exportação entre o vendedor e o comprador no processo de entrega e transporte da mercadoria. Ou seja, em que momento ocorre a transferência de riscos e custos.
A escolha do meio de transporte, do transportador e do seguro poderá impactar no valor final da sua importação. Por outro lado, a economia em excesso pode levar a surpresas desagradáveis no processo de importação. A escolha do meio de transporte esta relacionada com a relação entre o tempo de entrega aceito pelo importador e a economia gerada (exemplo: Transporte Marítimo x Transporte Aéreo). Por outro lado, uma vez definido o meio de transporte, a escolha do Incoterm está relacionado ao custo do transporte e seguro da origem até um determinado ponto de destino.
A recomendação aqui é: Escolha sempre que possível um Incoterm de chegada. Faça uma cotação com o fornecedor incluindo a opção abaixo. Na Invoice estarão discriminados os custos e você poderá comparar com outras opções e decidir por outro Incoterm (neste caso deverá solicitar alteração da Proforma Invoice inicial inserindo o novo Incoterm – PARA SABER MAIS ACESSE: INCOTERMS
= DPU – Delivered at Place Unloaded (entregue no local, destino acordado e descarregado) – São responsabilidade do exportador/vendedor o transporte e descarga no local de destino. Assumindo todos os riscos e custos até a chegada no destino final. Ficam a cargo do importador/comprador todos os custos após descarregar (impostos de importação, taxas e custos)
Esta seria a opção mais completa caso o fornecedor internacional e seu representante no Brasil tenham bons preços. Os custos até o ponto de entrega acordado já estarão inseridos na Proforma Invoice pelo fornecedor. Ponto de entrega acordado ideal = UENF – desta forma o importador semente se preocupa com o desembaraço alfandegário e informa o transportador contratado pelo fornecedor a data e horário de retirada no ponto de chegada alfandegário escolhido.
Dicas importantes:
- Estipule bem o ponto de entrega do produto no local de entrega (se a entrega estipulada para ser dentro de um laboratório então o transportador deve descarregar neste local)
- Acorde sempre por escrito, de preferência, as questões mais específicas, como o local de entrega
Em breve iremos indicar Empresas de Transporte e Seguro para os caso onde o local de entrega definido sejam os terminais de desembaraço alfandegário -nestes casos o Incoterm escolhido deve descarregar nestes local o transporte e seguro até o destino final seriam contratados pelo importador.
9. Aeroporto ou Porto de Embarque e aeroporto ou Porto de Destino
Preencha a Invoice com o local exato em que deve ocorrer o embarque e desembarque da mercadoria, seja ele um aeroporto, ferrovia, porto ou ponto de fronteira. Também deve informar o endereço de entrega da carga, que pode ser o da empresa compradora ou outro local previamente acordado.
No caso de importações feitas pela UENF optaremos a principio como destinos:
Aeroporto do Galeão/RJ ou Aeroporto de Guarulhos/SP – no caso de transporte aéreo – estamos estudando os preços e vantagens e desvantagens de cada um destes terminais.
Pra outros tipos de transporte também estamos estudando qual será a melhor opção.
CUIDADO: O local do destino final não é a mesma coisa que aeroporto de destino! Isto deve ser negociado com exportador e explicitado no Incoterm adequadamente.