A Proforma Invoice (orçamento)

Em se tratando de importação existem duas diferentes formas de classificação quando nos referimos a uma INVOICE:

1 – PROFORMA INVOICE (Orçamento) – é um orçamento oficial emitido pelo exportador, ou por seu representante no Brasil, e que registra a intenção de compra e venda. Na Proforma Invoice devem constar todas as informações técnicas relacionadas à operação comercial internacional a ser efetivada entre vendedor (exportador) e comprador (importador). É um documento de registro de uma potencial compra ou venda. Também é uma maneira de formalizar a intenção de negociação, em caráter meramente informativo, assim como um orçamento ou proposta de negócio. A Proforma Invoice não tem caráter fiscal e oficial. Isso significa que pode ser aprovada ou reprovada pelo importador, já que não há compromisso formal de ambas as partes. Uma vez aprovada a Proforma Invoice pelo importador, todas as informações contidas na mesma podem ser utilizadas para o início dos procedimentos de importação (Cadastro e fornecedor, cadastro de produtos, preenchimento LPCO, anexação documentos, obtenção de anuências e fechamento de câmbio). Uma vez fechada a transação, a remessa do item importado deverá vir acompanhada da Commercial Invoice nos mesmos termos acordados na Proforma Invoice.

2 – COMMERCIAL INVOICE (Fatura Comercial) – é um documento aduaneiro semelhante a uma nota fiscal. A diferença é que ele contém informações mais detalhadas da operação comercial com dados do exportador e importador. Deve ser emitida pela empresa ou profissional que está exportando para o Brasil. Normalmente mantemos as mesmas informações que constam na Proforma Invoice mas a Commercial Invoice é o documento de comparação da compra e no qual será baseado o processo de liberação alfandegária (por isso é importante que o preenchimento das informações preliminares baseados na Proforma Invoice estejam de acordo com as informações da remessa constantes na Commercial Invoice. Qualquer alteração deverá ser feita antes do envio da LPCO para anuência caso contrário o procedimento deverá ser refeito e por isso é importante já recebermos uma proforma invoice completa com todos os dados que possibilitem adiantarmos os procedimentos.

Enquanto a Fatura Proforma é o documento inicial da negociação, a Fatura Comercial (Commercial Invoice ou simplesmente e mais comumente, Invoice) é um dos documentos finais da operação, juntamente com o Conhecimento de Embarque e o Packing List.

ATENÇÃO: Como a Commercial Invoice é utilizada para registrar de maneira legal a operação comercial entre o exportador e importador, a falta desse documento ou o seu preenchimento incorreto pode impedir o transporte e liberação de remessas. Assim como o embarque de mercadorias. O ideal é que na Proforma Invoice já constem todos os dados que irão constar na Commercial Invoice. Caso para os produtos a serem importados já sejam conhecidas todas as informações como por exemplo peso bruto e peso líquido e volume total, a commercial invoice terá a mesma correspondência. Em casos por exemplo quando um equipamento ainda será fabricado, a proforma invoice conterá apenas estimativas de peso e volume e isto poderá acarretará a necessidade de que o importador ahguarde as informações corretas para dar início ao preenchimento dasd informações no portal Único Siscomex. Veremos a seguir como deve ser preenchida uma Invoice.

QUANTO MAIS COMPLETA UMA INVOICE MENOS PROBLEMAS PODEM SURGIR NO PROCESSO DE IMPORTAÇÃO!

Para exportadores que possuem representação no Brasil o processo de obtenção da Invoice é mais simples tendo em vista que os representantes conhecem o sistema de importação brasileiro e podem auxiliar o pesquisador no processo. Ao longo da negociação a porforma invoice pode sofrer alterações até chegar a versdão final ideal mais próxima da futura Commercial Invoice.

1. Nome e endereço completos do Exportador

Dados completos do exportador – Nome, Número de identificação TIN (Taxpayer Identification Number), Endereço (cidade, estado ou província, país, código postal), e-mail e telefone de contato (o exportador pode ser o próprio fabricante ou um distribuidor no exterior que atue como exportador caso o fabricante não faça vendas diretas).

2. Nome e endereço completos do Fabricante de cada item

Dados completos do fabricante – Nome, Número de identificação TIN (Taxpayer Identification Number), Endereço (cidade, estado ou província, país, código postal), e-mail e telefone de contato (o exportador pode ser o próprio fabricante ou um distribuidor no exterior que atue como exportador caso o fabricante não faça vendas diretas).

Observações:

a) Se o Exportador for o mesmo que o Fabricante basta repetir os dados ou colocar que o Fabricante é o exportador

b) No Brasil, a legislação aduaneira permite, sob certas condições, que o importador declare o fabricante ou produtor como “desconhecido”, caso não possua essa informação. Estes itens devem ser evitados mas quando constarem em separado em uma proposta pode-se usar esta opção caso o fabricante seja desconhecido desde que tenha-se em mente que isto pode afetar a liberação da carga importada.

3. Nome e endereço de entrega (shipping address) do Importador

Nome e endereço completos do importador , assim como a razão social, número de telefone, contato e exportador e CPF ou CNPJ do Importador. Caso opte por importar em seu nome e entregar na UENF utilize seus dados como importador e o endereço da UENF. Caso a Importação seja em nome da UENF com entrega no Campus Principal em Campos dos Goytacazes informe os dados abaixo ao exportador. Caso o endereço de entrega seja em outro informe ao fornecedor.

UENF – Universidade Estadual do Norte Fluminense Darcy Ribeiro
Av. Alberto Lamego, 2000 – Reitoria – Horto – Campos dos Goytacazes – RJ – Brasil
SETIMP – Setor de Importação para a pesquisa
CEP: 28013-602
CNPJ: 04.809.688/0001-06

4. Endereço de cobrança (billing address) do importador

Em caso específicos o endereço de cobrança pode ser diferente do endereço de entrega. Isto pode ocorrer quando a compra for paga por cartão de crédito por exemplo quando existe a necessidade de vincular o endereço de cobrança ao endereço do titular do cartão. Normalmente o endereço de cobrança coincide com o de entrega. Para importações em nome da UENF independentemente do local de entrega utilize o endereço de cobrança:

5. Nome e endereço do representante no Brasil (se houver)

Nome, endereço, e-mail telefone ou declaração na Proforma Invoice de sua inexistência.

6. Descrição completa de cada item a ser importado

NCM – O fornecedor não é obrigado a incluir código NCM para cada item mas pode faze-lo como sugestão (caso não seja incluído, o importador deverá identificar os códigos para cada item de forma a informar no preenchimento do LPCO e DUIMP). É responsabilidade do importador a conferência da adequação dos códigos sugeridos pelo fornecedor.

Descrição mais completa possível do equipamento, acessório ou itens que serão incluídos na remessa. Desejável que antes da descrição venha no nome, o modelo e uma descrição simples seguida de descrição detalhada de todos os itens que irão compor o equipamento com as informações gerais do equipamento e de todos os componentes e acessórios. Deve ser destacado o modelo e número de série (caso já se tenha a informação) de todos os itens onde se aplique estes registros. Caso a proposta seja composta por vários itens este procedimento deve ser feito para cada item.

7. Unidades, preços e quantidades

Unidade, quantidade, preço unitário e preço total de cada item que conte na proposta na unidade estatística do NCM correspondente.

Peso líquido total, peso bruto total, número e dimensões dos volumes da remessa – estes valores podem ser estimados na proposta para iniciarmos alguns procedimentos básicos de preenchimento e cálculos de custo. As informações detalhadas de cada item contido na remessa serão colocadas no Packing List quando da remessa e não precisam constar formalmente na proforma invoice.

Valor da mercadoria no local de embarque (VMLE) – Valor total na moeda negociada (preferencialmente dólares americanos ou em euro caso o fornecedor não possa apresentar proposta em dólares americanos. Corresponde ao valor do produto, sem frete ou seguro, independente do Incoterm

Valor da mercadoria na condição de venda (VMCV) – Caso a negociação inclua outros valores como: frete e seguro por conta do exportador, taxas de manuseio e embalagem, estes valores devem ser explicitados separadamente na proposta e irão ser somados ao VMLE para compor o valor final da importação na condição de venda. Caso a negociação não inclua estes valores deve-se usar somente o VMLE na proposta

8. Modal de transporte

Na Invoice deve ser informado qual foi o tipo de transporte escolhido para a entrega da mercadoria. Pode ser marítimo, rodoviário, aéreo, ferroviário ou aquaviário. Dependendo da importação pode-se optar por envio postal (veremos mais sobre isto em breve).

9. Condição de venda (INCOTERM)

CONDIÇÃO DE VENDA (INCOTERM) – Deve ser informada a condição de venda acertada com o exportador.

INCOTERMS (International Commercial Terms): São um sistema de regras que regulam as transações comerciais internacionais. Estas regras definem a distribuição de custos, riscos e formalidades de importação e exportação entre o vendedor e o comprador no processo de entrega e transporte da mercadoria. Ou seja, em que momento ocorre a transferência de riscos e custos.

A escolha do meio de transporte, do transportador e do seguro poderá impactar no valor final da sua importação. Por outro lado, a economia em excesso pode levar a surpresas desagradáveis no processo de importação. A escolha do meio de transporte esta relacionada com a relação entre o tempo de entrega aceito pelo importador e a economia gerada (exemplo: Transporte Marítimo x Transporte Aéreo). Por outro lado, uma vez definido o meio de transporte, a escolha do Incoterm está relacionado ao custo do transporte e seguro da origem até um determinado ponto de destino.

A recomendação aqui é: Escolha sempre que possível um Incoterm de chegada. Faça uma cotação com o fornecedor incluindo algumas das as opção abaixo. Na Invoice estarão discriminados os custos e você poderá comparar com outras opções e decidir por outro Incoterm (neste caso deverá solicitar alteração da Proforma Invoice inicial inserindo o novo Incoterm – PARA SABER MAIS ACESSE: INCOTERMS

INCOTERM = DPU – (AEROPORTO DO GALEÃO-RJ) – DPU (Delivered At Place Unloaded), ou “Entregue no Local Descarregado”, é uma regra da ICC 2020 que substitui o antigo DAT, onde o vendedor entrega a mercadoria descarregada no local de destino nomeado pelo comprador, assumindo todos os custos e riscos até esse ponto (incluindo transporte e descarga), mas não o desembaraço aduaneiro de importação ou impostos, que são responsabilidade do comprador. É um termo para qualquer modal de transporte e exige que o vendedor tenha controle sobre a logística até a descarga. Neste caso o comprador deve providenciar transporte de carga e seguro nacional do Galeão-RJ até o destino final.

INCOTERM = FCA – (AEROPORTO DO GALEÃO-RJ) – FCA (Free Carrier/Franco Transportador) estabelece que o vendedor entrega a mercadoria (já desembaraçada para exportação) a uma transportadora escolhida pelo comprador em um local combinado (que pode ser a fábrica do vendedor ou outro ponto), transferindo riscos e custos ao comprador nesse momento, sendo aplicável a qualquer modal de transporte (multimodal) e sendo um termo comum no comércio exterior. Neste caso o comprador deve providenciar agente de transporte de carga e seguro internacional e transporte e seguro nacional do Galeão-RJ até o destino final.

INCOTERM = CIP – AEROPORTO DO GALEÃO-RJ) – CIP (Carriage and Insurance Paid To), ou Transporte e Seguro Pagos até, define que o vendedor paga o frete e o seguro para levar a mercadoria até um local de destino acordado no país do comprador, mas o risco de perda ou dano da mercadoria transfere-se ao comprador quando ela é entregue à primeira transportadora (mesmo que o vendedor pague o seguro e frete até o destino final). É ideal para qualquer tipo de transporte (multimodal), e o vendedor contrata o seguro (cobertura máxima) em nome do comprador, cobrindo o trajeto até o destino final, mas o comprador assume o risco a partir da entrega à primeira transportadora. Neste caso o comprador deve providenciar agente de transporte de carga e seguro nacional do Galeão-RJ até o destino final

INCOTERM = EX WORKS – Works (EXW) é um Incoterm que minimiza a responsabilidade do vendedor, significando que ele cumpre sua obrigação ao disponibilizar a mercadoria pronta para coleta nas suas próprias instalações (fábrica, armazém), transferindo todos os riscos e custos (transporte, seguro, desembaraço de exportação/importação) para o comprador a partir desse ponto. É um termo favorável ao vendedor, onde o comprador assume a logística internacional completa, desde o carregamento no veículo de coleta até o destino.

Dicas importantes:

Estipule bem o ponto de entrega do produto no local de entrega (se a entrega estipulada para ser dentro de um laboratório então o transportador deve descarregar neste local)
Acorde sempre por escrito, de preferência, as questões mais específicas, como o local de entrega

Para outras modalidades consulte o SETIMP

10. Aeroporto/Porto de Embarque e aeroporto/Porto de Destino

Preencha a Invoice com o local exato em que deve ocorrer o embarque e desembarque da mercadoria, seja ele um aeroporto, ferrovia, porto ou ponto de fronteira. Também deve informar o endereço de entrega da carga, que pode ser o da empresa compradora ou outro local previamente acordado.

No caso de importações feitas pela UENF optaremos a principio como destinos:

Aeroporto do Galeão/RJ – no caso de transporte aéreo

Para outros tipos de transporte também estamos estudando qual será a melhor opção.

CUIDADO: O local do destino final não é a mesma coisa que aeroporto de destino! Isto deve ser negociado com exportador e explicitado no Incoterm adequadamente.

11. Modalidade de pagamento e informações bancárias

A UENF está trabalha comn as seguintes modalidades: CAD (Cash Se against documents), NET15 (pagamento até 15 dias após a remessa), NET30 (pagamento até 30 dias após a remessa) – Para outras formas de pagamento consulte o SETIMP.

Incluir informações bancárias completas que viabilizem o pagamento ao fornecedor.

12. Prazo de previsão de embarque do material

13. Prazo de validade da Proforma Invoice

14. Garantias da mercadoria

15. Assinatura do exportador

PRONTO PARA O PRÓXIMO PASSO?

Acesse o fluxograma “Check list para iniciar um processo de importação” e siga adiante