Los docentes de la UENF pueden contar con ASSAII para la organización de información y el trámite de documentos para la firma de Convenios, Acuerdos de Cooperación y Protocolos de Intención. La siguiente es una hoja de ruta resumida para formalizar asociaciones con la UENF:
- Manifestación de interés de las instituciones involucradas: se realizará a través de contactos vía correo electrónico entre los profesores investigadores de las instituciones asociadas. En esta negociación, se deben discutir los intereses comunes para el inicio de la colaboración.
- Preparación de una propuesta de Convenio, Acuerdo de Cooperación o Protocolo de Intención: la propuesta debe prepararse en portugués y en idioma extranjero que mejor se adapte al país (portugués, inglés, francés o español) siguiendo los modelos disponibles al final de esta página o, si es el caso, preparar una nueva propuesta de acuerdo con la institución asociada. En este último caso, la responsabilidad de la traducción de los documentos recaerá en la unidad académica proponente.
- Trámite en los órganos competentes de la UENF.
Informaciones importantes que deberán estar contenidas en la propuesta:
- El plazo de validez, cuando corresponda;
- Los profesores / investigadores y estudiantes deben contratar un seguro internacional para cobertura médica y hospitalaria y repatriación durante su estadía en el extranjero;
- Los recursos necesarios para el desarrollo de la colaboración (pasajes aéreos, alojamiento, etc.) deben provenir de fuentes externas.
Elaboración del Plan de trabajo
Los docentes colaboradores deben acordar y firmar un plan de trabajo objetivo, preparado en ambos idiomas, que contenga la siguiente información:
- Identificación del objeto a ejecutar.
- Objetivos a alcanzar
III. Pasos o fases de ejecución (calendario de actividades)
- Plan para la aplicación de recursos financieros.
- Previsión del comienzo y el final de la ejecución del objeto, así como de la finalización de las etapas o fases programadas:
Si hay financiamiento para la ejecución del Plan de trabajo, se debe informar a la fuente de los fondos.
Se debe abrir un proceso a través de la SEI en la unidad académica de la UENF para el trámite de la solicitud, adjuntando el archivo de la propuesta de Convenio, Acuerdo de Cooperación o Protocolo de Intención, una copia de las actas de la reunión del Consejo del Centro y el plan de trabajo debidamente firmado por profesores de la UENF y de la institución extranjera.
En condiciones normales, los tramites, hasta la firma del Rector de la UENF, pueden demorar hasta 60 días, después de la recepción de los documentos por parte de la ASSAII.
La devolución de los documentos firmados por la institución extranjera depende de los trámites seguidos por ella. Después de devolver las copias del Convenio o Acuerdo de Cooperación debidamente firmadas por la máxima autoridad extranjera, el proceso se envía para su publicación en el Diario Oficial.
La publicación en el Diario Oficial y una copia del Acuerdo firmado serán enviadas por la ASSAII a la unidad académica ejecutora para su registro.
Depende del Ejecutor monitorear las actividades y elaborar informes, según sea necesario. El Ejecutor es responsable de informar, por escrito, sobre el interés de continuar o finalizar la vigencia del Convenio o el Acuerdo de Cooperación.