Os docentes da UENF podem contar com a ASSAII na organização de informações e na tramitação de documentos para a celebração dos Convênios, Acordos de Cooperação, e Protocolo de Intenção. A seguir, apresentamos um roteiro sumarizado para a formalização de parcerias com a UENF:
- Manifestação de interesse das instituições envolvidas: ocorrerá por meio de contatos via e-mail entre os docentes pesquisadores das instituições parceiras. Nesta negociação deverão ser discutidos os interesses comuns para o início da colaboração.
- Elaboração de proposta de Convênio, Acordo de Cooperação, ou Protocolo de Intenção: a proposta deverá ser elaborada em português e em língua estrangeira que melhor adapte ao país (português, inglês, francês ou espanhol) seguindo os modelos disponíveis no final deste site ou se for o caso, elaborar uma nova proposta de acordo com a instituição parceira. Neste último caso, a responsabilidade pela tradução dos termos será da unidade acadêmica proponente.
- Tramitação nas instâncias competentes na UENF.
Informações importantes que deverão estar contidas na proposta:
- O prazo de vigência, quando for o caso;
- Os docentes/pesquisadores e estudantes deverão contratar um seguro internacional de cobertura médico-hospitalar e de repatriação durante a sua permanência no exterior;
- Os recursos necessários para o desenvolvimento da colaboração (passagens aéreas, hospedagem, etc.) deverão ser provenientes de fontes externas.
Elaboração de Plano de trabalho
Os docentes parceiros devem concordar e firmar plano de trabalho objetivo, preparado nos dois idiomas, contendo as seguintes informações:
- Identificação do objeto a ser executado
- Metas a serem atingidas
III. Etapas ou fases de execução (cronograma de atividades)
- Plano de aplicação dos recursos financeiros
- Previsão de início e fim da execução do objeto, bem assim da conclusão das etapas ou fases programadas:
Se houver financiamento para a execução do Plano de Trabalho, a origem dos recursos deve ser informada.
Deverá ser aberto processo via SEI na unidade acadêmica da UENF para tramitação da solicitação, anexando-se o arquivo da proposta de Convênio, Acordo de Cooperação ou Protocolo de Intenção, a cópia da ata de reunião do Conselho de Centro, e do Plano de trabalho devidamente firmado pelos docentes da UENF e da IES estrangeira.
Em condições normais, os trâmites, até a assinatura do Reitor da UENF, podem levar até 60 dias, após o recebimento dos documentos pela ASSAII.
O retorno dos termos assinados pela instituição estrangeira depende dos trâmites seguidos pela mesma. Após o retorno das vias do Convênio ou Acordo de Cooperação devidamente assinadas pela autoridade máxima estrangeira, o processo é encaminhado para publicação em Diário Oficial.
A publicação em Diário Oficial e a cópia do Acordo firmado serão enviadas pela ASSAII à unidade acadêmica executora para registro.
Cabe ao Executor o acompanhamento das atividades e a elaboração de Relatórios à medida que seja necessário apresentar. Cabe ao Executor informar, por escrito, sobre o interesse em dar continuidade ou encerrar a vigência do Convênio ou do Acordo de Cooperação.